Quy trình hồ sơ nộp học bổng chương trình trao đổi tại Nhật Bản

ĐHQG TP.HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHXH&NV

Khoa Nhật Bản học

-----

QUY TRÌNH, THỦ TỤC CẦN BIẾT KHI NỘP HỒ SƠ CÁC CHƯƠNG TRÌNH TRAO ĐỔI SINH VIÊN TẠI NHẬT

  1. Các giấy tờ cần thiết và hướng dẫn cách làm các giấy tờ đó:

    Thông thường, các chương trình trao đổi sinh viên[1]đều yêu cầu các giấy tờ sau.


    STT

    TÊN GIẤY TỜ

    BẢN GỐC/PHOTO

    HƯỚNG DẪN

    1

    Đơn tham gia chương trình

    (có dán ảnh)


    Bản gốc

    Tải mẫu đơn từ link trong thông báo hoặc liên hệ phòng Đối ngoại và Quản lý khoa học (ĐN&QLKH) của trường để nhận, điền đầy đủ thông tin. Những mục không biết nên để trống, sau này nếu được chọn sẽ được người phụ trách hướng dẫn sau.

    2

    Bảng điểm các học kỳ

    Bản gốc kèm bản dịch tiếng Anh công chứng

    -Liên hệ phòng Đào tạo để in bảng điểm, xin dấu đỏ của nhà trường. Mất khoảng 1 tuần từ khi đăng ký in đến khi nhận được.

    -Dịch bảng điểm(gợi ý: tại UBND Q1). Mất khoảng 2-3 ngày.

    3

    Thư đề cử


    Bản gốc

    -Do Cố vấn học tậphoặc giáo viên chủ nhiệmhiện tại ký tên. Trường hợp không có mẫu sẵn thì tự tìm mẫu.

    -Sinh viên cần liên hệ trực tiếp Cố vấn học tập/ giáo viên chủ nhiệm hoặc qua email trước ít nhất 3 ngày. Cố vấn học tập/ giáo viên chủ nhiệmcó quyền từ chối viết thư đề cử nếu sinh viên liên hệ trễ hơn thời hạn trên, hoặc có lý do chính đáng để cho rằng sinh viên đó không đủ khả năng tham gia chương trình trao đổi sinh viên.

    4

    Chứng chỉ năng lực Nhật ngữ cao nhất

    Bản photo


    -Là các chứng chỉ được công nhận quốc tế như JLPT

    -Trường hợp đã đậu nhưng chưa nhận được bằng thì in bảng điểm trên mạng nộp kèm bản photo giấy báo danh.

    5

    Giấy chứng nhận sinh viên (tiếng Anh)


    Bản gốc

    Liên hệ phòng Công tác sinh viên để xin. Mất khoảng 1 tuần.

    6

    Kế hoạch học tập

    Bản gốc

    -Nội dung chủ yếu về giới thiệu bản thân; chuyên ngành bản thân muốn học khi sang Nhật, lý do; các dự định về hoạt động học tập, hoạt động ngoại khóa sẽ làm khi ở Nhật; dự định sau khi kết thúc khóa học.

    -Ngôn ngữ: nếu không có yêu cầu đặc biệt thì viết bằng tiếng Nhật.

    7

    Hộ chiếu

    Bản photo


    8

    Giấy khám sức khỏe theo mẫu từng trường

    Bản gốc

    Liên hệ các bệnh viện có dịch vụ khám sức khỏe tổng quát đi nước ngoài (gợi ý: phòng khám sức khoẻ du học thuộc bệnh viện Chợ Rẫy)

    9

    Các giấy tờ khác

    Bản gốc

    Tùy theo trường bên Nhật mà sẽ có các loại giấy tờ khác cần nộp, sẽ được thông báo cụ thể từng trường hợp.

    Lưu ý:

  • Từ mục 1 đến hết mục 4 là những giấy tờ bắt buộc phải nộp cho Khoa từ đầu. Nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào, hồ sơ sẽ bị loại. Những giấy tờ còn lại có thể bổ sung sau khi đã được Khoa chọn để đề cử cho nhà trường.

  • Sau khi nhận công văn thông báo qua email của quản lý sinh viên, nếu muốn đăng ký tham gia chương trình, sinh viên liên hệ trước tới phòng ĐN&QLKH để xin bộ hồ sơ (vì thông thường, các CTTĐ do các trường phía Nhật gởi về có kèm theo mẫu các loại đơn). Tuy nhiên, nếu phòng ĐN&QLKH không có (do đặc thù của CTTĐ đó), các em tự làm hồ sơ (có thể tự làm, hoặc tải mẫu bất kỳ trên mạng).

  • Đối với các chương trình trao đổi có yếu tố tư phí[2], vì trong hồ sơ visa có yêu cầu chứng minh tài chính, nên các em sinh viên có ý hướng đi chương trình này nên thảo luận trước với phụ huynh (cha, mẹ, người bảo hộ) chuẩn bị các chứng minh tài chính (ví dụ: giấy tờ nhà đất, tài khoản ngân hàng (mức tiền trong tài khoản tùy vào yêu cầu của cơ quan cấp visa cho từng chương trình.v.v…)

      

  1. Quy trình xét duyệt hồ sơ:

  1. Trợ lý Quản lý sinh viên thụ lý hồ sơ, tổng hợp các thông tin cần thiết vào một danh sách, chuyển cho Ban Chủ nhiệm Khoa xem xét. 

  2. Ban Chủ nhiệm Khoa dựa vào điều kiện xét tuyển của trường bên Nhật và trường ĐHKHXH&NV (tùy từng học bổng mà điều kiện sẽ khác nhau) để chọn ra các ứng viên phù hợp. 

  3. Trợ lý Quản lý sinh viên làm công văn đề cử chuyển xuống phòng ĐN&QLKH kèm hồ sơ các ứng viên được chọn.

  4. Từ bước này trở đi, phòng ĐN&QLKH sẽ phụ trách tuyển chọn, liên lạc với sinh viên, hướng dẫn sinh viên hoàn tất hồ sơ và gửi sang Nhật.

  5. Sinh viên đợi liên lạc từ trường bên Nhật về kết quả (thông báo tiếp nhận) và các bước tiếp theo sau khi được tiếp nhận.

    Lưu ý:Xem kỹ hạn nộp đến Khoa có ghi trong mail gởi công văn của quản lý sinh viên. Sau thời gian hạn nộp, Khoa không nhận hồ sơ trễ hạn với bất kỳ lý do nào.

  1. Thủ tục làm bảo lưu:

    Sinh viên được chọn tham gia các chương trình trao đổi sinh viên nói trên phải làm bảo lưu trước khi sang Nhật. Nhà trường có quyền từ chối cho bảo lưu nếu sinh viên làm trễ hạn.

    Thời hạn bảo lưu tối đa là 01 năm kể từ ngày ra quyết định bảo lưu.

    Các giấy tờ cần thiết gồm:

  1. Đơn xin du học: theo mẫu của Khoa. Tải về tại đây.

    Sinh viên điền đầy đủ thông tin, bên dưới ký và ghi rõ họ tên. Sau đó, đích thân sinh viên phải mang đến văn phòng Khoa nộp kèm với bản photo giấy báo nhập học của trường bên Nhật. Khoa có quyền từ chối không ký đơn xin du học nếu sinh viên không trực tiếp đi nộp. 

    Sau khi có được xác nhận của Khoa, sinh viên đem đến phòng ĐN&QLKH để xin chữ ký xác nhận.

  2. Giấy báo nhập học: bản photo và bản dịch tiếng Việt (có xác nhận)

    Sinh viên tự dịch giấy báo nhập học ra tiếng Việt. Nếu giấy báo nhập học bằng tiếng Nhật thì mang đến Khoa để xin xác nhận dịch đúng. Nếu giấy báo nhập học bằng tiếng Anh thì không cần dịch.

  3. Đơn xin bảo lưu: theo mẫu của trường

  4. Bảng điểm các học kỳ: xem lại phần I.

    Sinh viên mang tất cả giấy tờ nói trên đến phòng Công tác sinh viên cơ sở Đinh Tiên Hoàng để nộp.

    Sau khi nhận được Quyết định du học từ trường, sinh viên giữ lại 01 bản để dùng khi làm thủ tục nhập học sau này, 01 bản nộp cho Khoa.

  1. Thủ tục nhập học lại:

Sau khi về nước, sinh viên phải lên trình diện Khoa để được hướng dẫn thủ tục nhập học. Sinh viên cần liên lạc quản lý sinh viên của Khoa để add mail học tập vào group của Khóa tiếp theo để nhận các thông tin liên quan đến lịch học, lịch thi, thông báo.v.v... Trường hợp sinh viên đã về nước nhưng không lên trình diện Khoa thì Khoa có quyền từ chối giúp đỡ sinh viên đó trong quá trình làm thủ tục nhập học.

Lưu ý:

  • Trước khi đi du học sinh viên phải nộp: Báo cáo trước khi du học. Tải về tại đây.

  • Sau khi du học về sinh viên phải nộp: Báo cáo sau khi du học. Tải về tại đây.

-------------------------

[1]Chương trình trao đổi gồm có nhiều loại: học bổng học phí bán phần (sinh viên tự chi trả một nửa học phí và các khoản phí còn lại như vé máy bay, sinh hoạt phí…); học bổng học phí toàn phần (sinh viên được miễn học phí, nhưng phải chi trả toàn bộ chi phí đi lại, sinh hoạt phí…); học bổng toàn phần (sinh viên được miễn phí toàn bộ tiền học phí, vé máy bay, chỗ ở)..

[2]Ngoại trừ học bổng toàn phần không cần chứng minh tài chính, các chương trình còn lại đều phải chứng minh tài chính.

 

Góp ý
Họ và tên: *  
Email: *  
Tiêu đề: *  
Mã xác nhận:
 
 
RadEditor - HTML WYSIWYG Editor. MS Word-like content editing experience thanks to a rich set of formatting tools, dropdowns, dialogs, system modules and built-in spell-check.
RadEditor's components - toolbar, content area, modes and modules
   
Toolbar's wrapper  
Content area wrapper
RadEditor's bottom area: Design, Html and Preview modes, Statistics module and resize handle.
It contains RadEditor's Modes/views (HTML, Design and Preview), Statistics and Resizer
Editor Mode buttonsStatistics moduleEditor resizer
 
 
RadEditor's Modules - special tools used to provide extra information such as Tag Inspector, Real Time HTML Viewer, Tag Properties and other.